第 16 篇：给资料收件箱建立登记表
前面已经建立了资料收件箱，但只有文件夹还不够。
文件夹只能暂存资料，不能说明资料是什么时候收到的、谁发来的、是否已经识别、是否已经归档。真正能让资料流转受控的，是收件箱登记表。
工程项目资料最容易乱在“刚收到”的那一刻。厂家发来一版资料，监理发来一份通知，设计单位回了一份说明，项目人员随手拖进文件夹。如果没有登记，过几天就很难说清这份资料是否已纳入台账、是否影响方案、是否需要回复。
所以第 16 篇只讲一个操作点：给资料收件箱建立登记表。这个表不是为了好看，而是后续让 Codex 识别、归档、更新索引、形成资料同步记录的入口。
一、为什么要用资料收件箱登记表
资料收件箱登记表解决的是“资料刚进来时先留痕”的问题。
没有登记表时，资料虽然进了文件夹，但来源、时间、状态和处理结果都不清楚。后续再让 Codex 识别时，也很难判断哪些文件已经处理过，哪些还需要项目部确认。
登记表的作用不是替代正式台账，而是在资料进入正式目录前，先建立一个过渡记录。
- 资料先入箱，避免直接混入正式目录。
- 登记表先记录，避免后期靠记忆追溯。
- Codex 先识别建议，避免直接改动原始资料。
- 项目部再确认，避免 AI 把不确定资料当成最终结论。
二、怎么用
资料收件箱登记表建议放在 00_项目总控/资料收件箱 目录下。
如果项目当前还在搭建资料管理体系，也可以先让 Codex 在 90_Codex输出文件/02_自动生成台账 中生成一个初始稿，确认后再放回正式收件箱目录。
实际使用时，建议按这个顺序处理：
- 项目人员收到资料后，先把资料复制到“资料收件箱”。
- 在登记表中先填写能确定的信息，例如收到日期、文件名称、发送单位。
- 让 Codex 读取收件箱和登记表，只做识别和补充建议。
- 项目人员确认建议结果，再决定是否归档到正式目录。
- 归档完成后，同步更新台账和索引。
登记表不要一开始设计得太复杂。字段太少，后续追溯不够；字段太多，现场人员不愿意填。第一版只需要满足“收到、来源、状态、处理结果”四件事。
三、如何操作
- 打开项目管理工作仓，进入
00_项目总控目录。 - 确认是否已有“资料收件箱”文件夹；没有就新建一个。
- 进入“资料收件箱”文件夹，新建
资料收件箱登记表.md。 - 如果团队更习惯 Excel，也可以新建
资料收件箱登记表.xlsx，但初期用 Markdown 更便于 Codex 直接读取和修改。 - 在登记表中设置字段：序号、收到日期、文件名称、资料来源、发送单位或人员、资料类型、涉及业务模块、当前状态、建议归档目录、是否影响既有台账、需人工确认事项、处理结果、备注。
- 把当天收到但尚未归档的文件，先复制到“资料收件箱”。注意，不要直接移动原始文件，先复制一份用于 AI 识别。
- 在登记表中先人工填写能确定的内容，例如收到日期、文件名称、发送单位。
- 打开 Codex，让它读取“资料收件箱”中的文件和登记表，只做识别和补充建议，不移动、不删除、不重命名任何文件。
- Codex 输出识别结果后，人工逐项确认。确认后再决定哪些资料复制到正式业务目录，哪些继续留在收件箱待确认。
四、推荐登记字段清单
- 序号：用于后续引用和核对。
- 收到日期：记录资料进入收件箱的时间。
- 文件名称：保留原始文件名，先不要急着改名。
- 资料来源：记录来自业主、监理、设计、厂家、施工单位或内部人员。
- 发送单位或人员：便于后续追溯。
- 资料类型：例如图纸、设计回复、监理通知、厂家资料、施工方案、现场照片。
- 涉及业务模块：例如合同、工程、进度、安全质量、资料、设备、费用。
- 当前状态：建议统一使用“未识别、已识别待确认、已归档、暂缓处理、作废保留”。
- 建议归档目录：由 Codex 先提出建议，项目人员确认后再执行。
- 是否影响既有台账：不确定时写“待确认”，不要随便写“否”。
- 需人工确认事项：记录来源不明、版本不明、适用范围不明等问题。
- 处理结果：记录最终归档、暂缓、退回、作废保留等结果。
- 备注：记录接收渠道、相关会议、邮件或其他补充说明。
五、可直接复制给 Codex 的提示词
请读取“00_项目总控/资料收件箱”目录及其中的《资料收件箱登记表》。
本次任务只允许进行资料识别和登记表补充建议，不得移动、删除、重命名或修改任何原始资料文件。
请按以下字段完善登记建议：
1. 序号；
2. 收到日期；
3. 文件名称；
4. 资料来源或发送单位；
5. 初步资料类型；
6. 涉及业务模块；
7. 建议归档目录；
8. 是否可能影响既有台账；
9. 需人工确认事项；
10. 建议处理结果。
凡无法判断来源、版本或适用范围的资料，请标注“待项目部确认”。六、一些注意事项和经验
- 不要让 Codex 直接移动收件箱文件。第一轮只识别，不归档。
- 文件名称不要马上改。原文件名可能包含时间、版本、发送单位等线索。
- 登记表中“当前状态”建议统一使用：未识别、已识别待确认、已归档、暂缓处理、作废保留。
- “是否影响既有台账”不要随便填“否”。不确定就写“待确认”。
- 收件箱不要长期堆积。至少每周清理一次未识别和待确认资料。
- 登记表最好每天更新，不要等到周末集中补。资料流转靠现场记忆补，准确性会明显下降。
- 登记表第一版宁可简单，也不要一开始设计成几十列。能坚持用，比表格设计复杂更重要。
- 对于业主、监理、设计、厂家正式来文，建议在备注中记录接收渠道，例如邮箱、OA、微信、会议移交。后续发生争议时，这个信息很有用。
七、到这里你应该能……
- 已经建立
资料收件箱登记表.md或同等表格文件。 - 知道新增资料应先进入资料收件箱，而不是直接放入正式目录。
- 能通过登记表看出资料来源、收到日期、处理状态和建议归档目录。
- 能让 Codex 只做识别和建议，不移动、删除、覆盖文件。
- 能把未确认资料标注为“待项目部确认”。
- 能在人工确认后，再同步正式目录、台账和索引。
