第 15 篇：建立资料收件箱

一、为什么要用资料收件箱

项目资料最容易乱的时候，不是项目一开始，而是每天都有新文件进来的时候。

厂家发资料、监理发通知、设计发回复、业主发纪要、现场传照片，如果谁收到就往哪个目录一放，过一段时间就没人说得清资料是否归档、是否更新索引、是否影响台账，而资料收件箱的作用，就是先把新资料拦住，识别后再归档。

二、怎么用

可以在 00_项目总控 下建立“资料收件箱”，也可以在资料综合专题目录下建立。

所有刚收到但未判断状态的新资料，先放入收件箱。

Codex 的任务不是直接移动文件，而是先生成资料变化识别报告：这是什么资料、来自哪里、影响哪个业务模块、建议归档到哪里、是否需要更新台账、有哪些待确认事项。

三、如何操作

1. 在 00_项目总控 下新建 资料收件箱 目录。
2. 新收到的文件先放入资料收件箱，不直接进入正式业务目录。
3. 让 Codex 只读识别收件箱资料，不得移动、删除、重命名。
4. 人工确认归档建议后，再决定是否移动到正式目录。
5. 归档后同步更新 MASTER_INDEX.md 和资料同步记录。

四、资料变化识别字段

五、可直接复制给 Codex 的提示词

    请只读识别“00_项目总控/资料收件箱”中的新增资料，不得移动、删除、重命名、修改任何文件。

请输出《资料收件箱新增资料识别报告》，内容包括：
1. 文件名称；
2. 初步资料类型；
3. 可能来源；
4. 涉及业务模块；
5. 建议归档目录；
6. 是否可能影响 MASTER_INDEX.md、资料缺口清单、风险问题总台账或专题台账；
7. 需要项目部人工确认的事项。

    凡无法确认资料性质、版本、来源或有效性的内容，必须标注“待项目部确认”。

六、一些注意事项和经验

• 收件箱不是垃圾桶，不能长期堆放不处理。
• Codex 第一步只能识别，不要直接移动资料。
• 归档建议必须人工确认，尤其是合同、函件、设计变更、签证索赔资料。
• 归档后要更新索引和同步记录，否则收件箱机制会断链。

资料收件箱机制看似多了一步，实际能防止后期大量扯皮。尤其是业主函件、监理通知、设计回复、厂家技术文件，后续都可能影响责任边界。

建议每天或每周固定处理一次收件箱。不要等文件堆满几十个以后再处理，那时 Codex 也能识别，但人工确认会很累。

七、到这里你应该能……

• 已建立资料收件箱目录。
• 新增资料先进入收件箱，不直接进入正式目录。
• Codex 已能输出新增资料识别报告。
• 人工确认后，资料归档、索引更新、台账更新形成闭环。