第18篇：人工确认归档建议

一、为什么要人工确认归档建议

资料归档不是简单地把文件放进文件夹。很多文件看起来像正式资料，但实际状态可能并不清楚。

比如，一个文件名写着“施工组织设计最终版”，但可能还没有审批；一份厂家资料可能只是参考版，不是正式供货技术文件；一份会议纪要可能只是内部草稿，还没有业主或监理确认。

Codex 能根据文件名、目录、内容特征和上下文提出归档建议，但它无法替代项目部判断这些文件是否已经具备正式归档条件。

所以，归档建议只能作为辅助判断，不能直接当成归档结论。

二、怎么用

人工确认不是重新做一遍资料整理，而是对 Codex 的识别结果逐项打勾、修正或驳回。

建议把确认结论分为三类：

• 同意归档：资料来源、版本、适用范围和归档目录已经确认，可以按建议或修正后的目录归档。
• 暂缓归档：资料可能有用，但版本、来源、审批状态或适用范围还不清楚，需要继续确认。
• 退回补充确认：资料来源不明、重复、损坏、打不开、命名严重不清，暂不进入正式归档。

确认完成后，再进行正式归档和索引更新。不要跳过确认步骤。

三、如何操作

1. 打开上一轮 Codex 输出的《资料变化识别报告》。
2. 逐项核对文件名称、资料类型、建议归档目录和需人工确认事项。
3. 对能确认的文件，标注“同意归档”，并写明最终归档目录。例如：02_施工组织设计及专项方案/专项方案。
4. 对不能确认版本状态的文件，标注“暂缓归档”，并说明需要谁确认。例如：需工程部确认是否为审批版。
5. 对来源不明、重复、损坏、打不开、命名严重不清的资料，标注“退回补充确认”。
6. 新建《资料归档确认表》，把 Codex 建议和人工确认结论放在同一张表里。
7. 确认表完成后，再让 Codex 根据确认表辅助生成“拟归档操作清单”。

初期不建议让 Codex 自动移动、删除或重命名正式资料。实际移动文件最好由人工执行，或者至少由项目部确认后再执行。

四、资料归档确认表建议字段

《资料归档确认表》建议至少包含以下字段：

• 序号
• 文件名称
• Codex 建议归档目录
• 人工确认归档目录
• 确认结论：同意归档 / 暂缓归档 / 退回补充确认
• 确认人
• 确认日期
• 需后续动作
• 备注

这里最重要的是保留两列：Codex 建议归档目录和人工确认归档目录。这样后续才能复盘 AI 建议是否准确，也能看出哪些资料经常需要人工修正。

五、可直接复制给 Codex 的提示词

请读取《资料变化识别报告》和《资料收件箱登记表》，根据已填写的人工确认意见，整理形成《资料归档确认表》。

请注意：你只能整理确认表，不得移动、删除、重命名任何文件。

确认表字段包括：
1. 序号；
2. 文件名称；
3. Codex 建议归档目录；
4. 人工确认归档目录；
5. 确认结论：同意归档 / 暂缓归档 / 退回补充确认；
6. 确认人；
7. 确认日期；
8. 需后续动作；
9. 备注。

如果缺少人工确认意见，请在对应项标注“待项目部确认”，不得自行替代确认。

六、一些注意事项和经验

Codex 的归档建议不能直接等于归档结论。AI 可以多提建议，但正式归档前的确认要收紧。

不要把版本不清的资料强行归档为正式资料。尤其是施工组织设计、专项方案、厂家技术资料、会议纪要、变更联系单等文件，一定要确认版本、来源和适用范围。

对外来正式文件要保留收文线索，不要只看文件内容。文件从哪里来、由谁发出、是否经过正式收发文流程，都会影响它能不能作为正式资料归档。

人工确认人最好是真正负责该业务模块的人，不要由一个人包办所有专业判断。技术资料、合同资料、安全质量资料、进度资料，最好由对应责任人确认。

对于“暂缓归档”的资料，不要长期放着不管。建议在确认表里写清楚“谁确认、什么时候确认、确认后动作”。

每周复盘时，可以重点看暂缓归档资料是否过多。如果收件箱长期堆积，说明资料流转机制还没有真正跑起来。

七、到这里你应该能……

• 知道 Codex 归档建议不能直接当成最终归档结论。
• 把归档确认结论分为同意归档、暂缓归档、退回补充确认三类。
• 建立《资料归档确认表》，把 AI 建议和人工确认结果放在同一张表里。
• 在正式移动文件前，先确认版本、来源、审批状态和适用范围。
• 让 Codex 在确认后辅助生成拟归档操作清单，而不是直接替你移动正式资料。

一句话记住：AI 负责提建议，项目部负责定结论。