第5篇：建立一个原始资料备份

建立备份的原因

项目资料里面最不能乱动的是原始资料。合同、招标文件、投标文件、审批版施工方案、监理通知、业主函件、设计变更、会议纪要，这些都可能成为后续管理依据。如果你让 Codex 直接在原始资料目录里处理文件，一旦它误改、覆盖、重命名或混入 AI 内容，后续就很难说清楚原始状态是什么。

所以本篇只讲一个动作：建立一个原始资料备份，并把原始资料先保护起来。

原始资料备份文件夹的设立

99 目录的目的不是分类得多漂亮，而是保留原貌。原始资料先进 99，后续需要分析时再读取，需要加工时复制到其他目录或让 AI 在输出区生成分析成果。这个习惯能避免一个常见错误：AI 输出的草稿和原始资料混在一起，过几天没人知道哪个是原件、哪个是 AI 改过的版本。

建立备份的步骤

• 第一步，在项目工作仓里新建文件夹：99_原始资料备份
• 第二步，从原始资料来源复制资料到 99 目录。注意是复制，不是剪切
• 第三步，原始资料复制进去以后，不急着改名、不急着重新分类、不急着删除重复文件。先保持原貌
• 第四步，在 99 目录下新建一个说明文件：原始资料备份说明.md
• 第五步，让 Codex 对 99 目录做只读识别，输出资料类别和版本问题，不允许它改文件

原始资料备份说明.md怎么写

这是我自己用的提示词，大家可以另行集思广益：

# 原始资料备份说明

本目录用于存放项目原始资料备份。

管理原则：
1. 本目录资料原则上只读，不直接修改；
2. 不在本目录内生成 AI 输出成果；
3. 不删除、不覆盖、不随意重命名原始文件；
4. 如需分析，应由 Codex 读取本目录资料后，在 90_Codex输出文件中生成分析成果；
5. 资料是否为最终版、审批版或有效版本，需由项目部人工确认；
6. 无法确认来源、版本、状态的资料，统一标注“待项目部确认”。

只读识别提示词

请只读识别“99_原始资料备份”目录中的资料，不得新增、修改、删除、重命名或移动任何文件，也不得在该目录下生成新文件。

请输出《原始资料初步识别报告》，内容包括：
1. 当前识别到的主要资料类别；
2. 可能属于合同及招投标资料的文件或文件夹；
3. 可能属于施工组织设计及专项方案的文件或文件夹；
4. 可能属于进度计划、资源管理、质量管理、安全环保管理的资料；
5. 可能属于设计变更、签证索赔、会议纪要、往来函件的资料；
6. 文件命名混乱、版本不清、来源不明、资料状态不明的问题；
7. 需要项目部人工确认的事项。

凡无法确认资料性质、版本状态或有效性的内容，请标注“待项目部确认”。

我们如何验收

先检查 99 目录里是否保留了原始资料原貌。不要为了整齐，把所有文件名立刻改掉。再检查 Codex 是否只输出了识别报告，没有移动文件、删除文件、重命名文件。最后检查识别报告里是否把版本不明、状态不明、来源不明的资料列出来。

一些注意和经验

• 不要在 99 目录里直接生成 AI 报告。99 是备份区，不是输出区
• 不要把 AI 改写后的文件放回 99 目录。否则 99 就失去原始备份意义
• 不要一开始就删除看似重复的文件。有些重复文件可能是不同时间、不同来源、不同审批状态的版本
• 如果你不确定某个文件是不是最终版，不要自己猜，也不要让 AI 猜。让 AI 标注“待项目部确认”
• 原始资料备份越朴素越好。它的价值不是整齐，而是可追溯
• 后续任何正式判断，都尽量能回到 99 目录找到依据。找不到依据的内容，就不能写成确定结论

到这里，你应该具备的标准

• 已建立 99_原始资料备份目录
• 原始资料是复制进去的，不是剪切进去的
• 99 目录下有原始资料备份说明
• Codex 没有在 99 目录中生成或修改文件
•  版本不明、来源不明、状态不明的资料已被列入待确认事项